Uitleg voor toernooi administrators

Het toernooi doorloopt de volgende statussen: aangevraagd, voorbereiden inschrijving, inschrijven, plannen, spelen en afgerond. Statussen kunnen ook teruggezet worden, maar je moet goed beseffen wat de gevolgen kunnen zijn. Als de wedstrijden bijv. gepland zijn en gemaild naar de deelnemers, wil je niet zo maar opnieuw plannen en mailen.

Status: aangevraagd

Bij de aanvraag van het toernooi wordt o.a. de startdatum van het toernooi en het aantal toernooidagen vastgelegd. Deze gegevens, die van belang zijn voor het inschrijven en het plannen van de wedstrijden, kunnen alleen door de aanvrager van het toernooi gewijzigd worden. Toernooi administrators kunnen de aanvraaggegevens wel bekijken via het drop-down menu "Overzichten".

Status: voorbereiden inschrijving

In deze fase moeten de toernooigegevens ingevoerd worden die van belang zijn voor het inschrijven en het plannen van de wedstrijden na het inschrijven. De categorieen geven uiteraard aan in welke categorieën er gespeeld gaat worden. De naam van iedere categorie is vrij te kiezen; je moet van iedere categorie aangeven of dit een enkel- of dubbelcategorie is. De speeltijden laten de deelnemers per toernooidag zien wanneer er gespeeld wordt en waar je dus evt. verhinderingen voor kunt opgeven. Ze zijn ook van belang voor het plannen van wedstrijden.
Als de toernooigegevens compleet zijn, kun je "Toon capaciteit" aanroepen. Daarmee zie je in een grafiekje hoeveel wedstrijden er per dag gepland kunnen worden.
Om de inschrijving open te stellen, roep je "Start inschrijving" aan.

Status: inschrijven

Tijdens het inschrijven door deelnemers kun je als toernooi administrator de inschrijvingen bekijken via het dropdown menu "Tijdens inschrijving". Als het tijd is om de inschrijving te sluiten, roep je "Sluit inschrijving" aan.

Status: plannen

De belangrijkste actie in status "plannen" is "Plan wedstrijden". Hiermee plan je alle wedstrijden in. Daarna kun je de wedstrijden bekijken en filteren per categorie en per dag.
"Communiceer wedstrijden" stuurt alle deelnemers een mail sturen met hun geplande wedstrijden.
De functie "Start toernooi" start het toernooi.

Status: spelen

Bij de start van het toernooi is het verstandig om een uitdraai te maken van alle geplande wedstrijden, als fallback voor storingen van de website of het eigen internet. Toernooi op Maat is wel ontworpen om het alle handelingen tijdens het toernooi te ondersteunen. Toewijzen van een baan bij de start van een wedstrijd, uitslag invoeren, evt. herplannen van wedstrijden, etc.
Het starten van een wedstrijd en later invoeren van de uitslag doe je vanuit het dashboard. Het dashboard toont de baanbezetting en de wedstrijden van de huidige speeldag, onderverdeeld in wedstrijden die gepland zijn, wedstrijden die wachten tot er een baan vrij komt, lopende wedstrijden en afgeronde wedstrijden. In de geplande wedstrijden kun je aanvinken welke deelnemers zich aanwezig gemeld hebben.
Als een wedstrijd verplaatst moet worden, kan dat in een paar stappen vanuit "zoek wedstrijd". Zoek de te verplaatsen wedstrijd door te filteren op speeldag en categorie. Klik op de verplaats button naast de wedstrijd en krijg een overzicht van beschikbare vrije tijdsloten, met daarbij informatie waarom bepaalde vrije tijdsloten in principe niet bruikbaar zijn, omdat een van de deelnemers een verhindering heeft opgegeven of een andere wedstrijd heeft. Als er een ander tijdslot gekozen en gereserveerd is, kan bij die reservering worden bijgehouden welke deelnemers akkoord zijn met het nieuwe tijdstip. Tenslotte wordt de reservering definitief gemaakt en is de wedstrijd verplaatst.
Als de toernooidag klaar is, zet je de speeldag vooruit in het "Spelen" menu. Als het hele toernooi klaar is, sluit je het toernooi af in het "Afronden" menu.